Ajans yönetim yazılımı: brief’ten faturaya tek sistem

Bir web tasarım ajansında iş, beş ayrı araçta dağılır: brief e-postada, teklif tabloda, görevler bir panoda, tasarım yorumları mesajlaşma uygulamasında, faturalar muhasebe programında. Ajans yönetim yazılımı bu parçaları tek bir kayıt zincirinde birleştirir.

Neden ayrı araçlar yetmiyor?

Ajansın asıl sorusu “bu proje kâr ediyor mu?” sorusudur. Bu soruyu yanıtlamak için teklifteki saat, harcanan saat, kullanılan revizyon turu ve kesilen hakediş faturası aynı yerde durmalıdır. Ayrı araçlarda bu bilgiler ancak ay sonunda, elle birleştirilerek görülebilir; o zaman da iş işten geçmiş olur.

Katmanza Masa demosu bu zinciri baştan sona gösterir. Sitedeki brief sihirbazından gelen talep CRM’de aday olur. Aday toplantı ve teklif aşamalarından geçer. Kalemli teklif müşteriye bir bağlantıyla gider; müşteri opsiyonel kalemleri seçip çevrimiçi imzalar. Kabulle birlikte proje, kilometre taşları ve başlangıç görevleri kendiliğinden açılır.

Modüller

CRM ve satış hattı: aday, toplantı, teklif, kazanıldı ve kaybedildi sütunlarıyla kanban; kayıp nedeni ve kazanma oranı.
Teklif oluşturucu: saat, sayfa ya da paket bazlı kalemler, opsiyonel kalemler, iskonto, KDV, ödeme planı ve A4 önizleme.
Projeler: aşamalar, kanban ve liste görünümünde görevler, zaman çizelgesi, dosyalar.
Tasarım onayı: ekranın üstüne pin yorum, revizyon turu sayacı, sürüm karşılaştırma ve müşteri onayı.
Zaman takibi: kronometre ya da elle giriş, faturalanabilir saat, proje bütçesine karşı harcanan saat.
Yenilemeler: alan adı, barındırma, SSL, bakım sözleşmesi ve kurumsal e-posta bitiş tarihleri, otomatik hatırlatma.
Faturalama: hakediş, aylık bakım aboneliği ve yıllık yenileme faturaları; tahsilat, vade ve gecikme takibi.
Destek talepleri: müşteri portalından gelen değişiklik isteği göreve dönüşür; ilk yanıt ve çözüm süreleri SLA’ya göre izlenir.
Kaynak planlama: ekip × hafta doluluk ısı haritası.
Raporlar: gelir, proje kârlılığı, müşteri başına gelir, kazanma oranı, faturalanabilir saat oranı.

Rol bazlı ekranlar

Yönetici bütün ajansı panodan izler. Satış sorumlusu CRM ve tekliflerle, proje yöneticisi projeler ve tasarım onayıyla, tasarımcı ve geliştirici kendi görevleri ve zaman kayıtlarıyla, muhasebe faturalar ve tahsilatla çalışır. Herkes aynı kaydı görür ama kendi işine odaklanan bir ekranla başlar.

Müşteri portalı aynı veriden beslenir

Müşteri, Katmanza Portal’da projesinin hangi aşamada olduğunu, onay bekleyen tasarımları, faturalarını ve yenilemelerini görür. Pin yorumu, revizyon isteği, onay, ödeme ve destek talebi ajans tarafına anında düşer. E-posta trafiği azalır, “son hâli hangisiydi?” sorusu ortadan kalkar.

Kimler için uygun?

5 ila 50 kişilik web tasarım, dijital pazarlama, marka ve yazılım ajansları için tasarlandı. Proje bazlı çalışan, bakım ve yenileme gelirini büyütmek isteyen, revizyon turlarını ve saatleri kontrol altında tutmak isteyen ekipler en çok faydayı görür.

Diğer sayfalar